不會 coding 也能做!互動數位看板軟體「X-Sign 2.0」極速設計研發過程大揭密

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撰文者:廖彥銘 Kevin YM Liao

實體店鋪運用新科技時有所聞,華麗吸睛的數位看板已日漸取代海報與招牌。相較傳統看板,數位看板能靈活運用多媒體素材,並按照檔期安排廣告時程。BenQ X-Sign 讓店家不必學寫程式碼,即可無痛設計出高質感的互動行銷內容。還能為商家主動統計使用者的點擊資料,提供行銷數據,成為隱形的行銷顧問。

整套服務包含三個軟體:創造數位內容的Designer、管理內容與排程的Manager、撥放內容的Player。究竟,X-Sign 是如何在短短不到兩週的時間,完成UI 設計與優化,搖身蛻變成為 2.0 版本的嶄新樣貌?來聽聽設計團隊分享背後的研發過程!

短短十天完成UX開發?靠得是大公司內的變形蟲團隊


回想當時的開發經驗,X-Sign 設計團隊成員異口同聲直喊「時程太短啦!」這次 X-Sign 的任務,是從原先的 1.6 版本,升級至 2.0,不過時間僅有短短兩週不到。

以往的軟體開發流程,必須經過嚴謹的調查研究、使用者分析、原型製作、前後測試等流程。但眼看專案經理只規劃 10 幾天的時程,按照過去瀑布式開發(Waterfall Model)來進行絕對來不及,團隊就此啟動調整內部作業方法。

1. 分組進行、各司其職、密集對話


X-Sign 專案團隊由 Sherry 召集,分為兩組。兩位設計師 Steven 與 Eling 一組,第一天討論 key layout 及其行為的可能性,隔天展開跨部門溝通,與軟體工程師及專案經理不斷對焦,規劃後續細部流程圖。另一組由 Sherry 與四位設計師一組,關在會議室中發想軟體架構,三天內生成雛形,再分工執行製作。整個過程切分成多項小任務,雖身處大體制,設計團隊運作卻有如目前為人稱道的敏捷開發(Agile Development),Steven 說「我們在各種機會中嘗試組織的可能性。」

2. 從研究中聚焦,圈出目標市場


公司內的使用者研究部門(UR, User Research),在專案最前期會進行產業與市場的大規模研究,也訪談了系統設置廠商。設計團隊研讀相關資料發現,大型企業的合作需求與預算,往往導向更具規模的廠商。Steven 坦言,BenQ 並非第一家做內容數位看板的公司,該如何切入市場?團隊挖掘自身優缺,挾著產品的互動創新優勢,「我們找到了中小企業的 TA 定位」,目標對象初步設定為一人公司、內容行銷人員、連鎖店行銷主管。

3. 與假設共存,狹縫中找資源


基於上述設定的 TA 可能的使用者行為,團隊預想了三套精確的人物誌(Personas),從同一類描述的人物出發規劃,可促進具同理心的討論。負責 X-Sign Designer 的設計副理 Patricia 以紙本原型(paper prototype)為設計方法,將產品概念構成轉化為具體形式,提供團隊進行基本測試。在重重限制下製作原型,Patricia 選擇與「內部行銷同仁」相互激盪靈感,試圖更接近潛在 TA 的思維,藉此規劃整體流程。

內部Workshop進行腦力激盪

簡約卻不簡單的減法設計,背後是各部門的無數取捨


每個部門各有目標,所提出的需求也就不同,在意的面向也有所差異。面對各種開發限制,需要相互體諒,並「有意識地」取捨。

設計部門內的難題:你不能為全部人設計


有明確的 TA,即可篤定地執行設計,但這非本次升級任務的體質。Steven 解釋,「我們對 TA 輪廓是不確定的」,團隊無法掌握使用者的可能使用情形與預期心理。面對種種不確定,他霸氣地說,「最好的方式就是全做,這不是問題」,不過回頭看現實狀態,如此執行下去會產生許多狀況,「不論使用者操作過程、功能之間的關係、管理端的控制項目等,都會變得很複雜」,更不用說,開發與測試的時間會拉到多長。

為了在時限內提出理想的解決方案,團隊捨棄了許多範疇與對象,以中小企業為利基點,限縮為三種潛在使用者,針對描繪的人物為目標進行設計。

X-Sign 為誰設計?看看你是不是潛在使用者:
A:「我原本是一名工程師,目前自己在經營眼鏡行,公司成員只有我一人。眼鏡品項非常多,不過店面位於市中心,面積不大。」
B:「我是一名內容行銷人員,每天要跟很多廠商溝通、合作,負責很多繁雜的業務。希望能找到更快速製作好看又好管理的內容的方法。」
C:「我是連鎖店的行銷主管,我希望能從店鋪內的自動點餐系統,知道哪些餐點比較多人點,可以統計顧客的喜好程度,也可以適時知道物流何時需補貨。」

和 PM 發掘真正需求:多功能、新功能不等於必備功能

PM 部門基於市場考量,希望以「新功能」為軟體開發導向,列出好幾十項功能,期望產品更豐富、更全面。但開發時間短,優先順序就非常重要,X-Sign 的開發排序便依「核心經驗」而定。Steven 進一步解釋,「我們會跨部門溝通,討論軟體的核心經驗,核心經驗確定後,即針對所有需求,進行篩選與排序。」

隨後團隊依序執行設計。先初步規劃每項功能的可能操作流程,Eling 說明,「我們根據功能需求列出 UI 流程 A、B、C、D、E,找 PM 及 R&D 多次對焦,確保大家想法一致後,才開始設計細節。

賦予軟體「有限的」功能,降低使用者的操作彈性,也是一種提升使用經驗的方法。軟體功能越多,能完成更多事情,但功能越多代表越複雜,「使用者在操作時很容易迷失」,Sherry 以減法設計為註解,「我們捨棄過於複雜的進階功能,先提供幾種常用、易用的功能,其他功能等時間久了再升級也不遲。」

找出核心經驗的過程需經過無數的溝通與討論
X-Sign 2.0 三大特色,你能體驗到的核心經驗:
【Simple】
所見即所得,直覺式的編輯介面,不用程式背景,人人都可以設計互動介面。
【Quick】
可以一眼追蹤所有專案的軟硬體狀態,支援遠端快速障礙排除。提供近百種的樣式套版,快速製作高質感內容。
【Brilliant】
能在顧客瀏覽看板時,收集資料並即時轉化成簡單易懂的數據圖表,協助店家調整行銷策略。

面對 R&D 限制:就像蓋房子,尋找人類行為與建構技術間的最佳解

對軟體開發而言,R&D 是將想法落實與執行的推手,就像建築人員堆砌磚瓦,從平地築起萬丈高樓。改版作業就像是「老屋改造」,必須在既有結構上調整、更新,比起另起爐灶蓋新房是難上加難的工程。「所以我們勢必犧牲一些設計師畫面上的元件規劃或是順序編排」,Steven 說,影響 X-Sign 開發的最大因素是時間,再加上技術與設計的考量,這個軟體是在大量衝突中誕生的。

起初,X-Sign 1.0 由 R&D 部門研發製作,軟體操作上的共通語言,偏向技術層面,如同不少市面上的軟體,一般民眾看不懂、或不好懂,整體而言較不親民。X-Sign 2.0 做的,就是將使用對象設定為一般人,強化互動功能。不過要達到「直覺操作」、「免去大眾的程式語言門檻」,就得回歸軟體規劃,有賴 UI 設計師在前期與 R&D 的密集溝通,為使用者解決技術問題。

「理論上」遵守幾項使用者經驗設計原則,就能產生好軟體,但「實際上」開發過程可能因為平台限制、前後版本調控等,發生各種意料之外的狀況。Patricia 分享,原版本的 widget 工具點一下即可換圖,但改版新增的互動模板,因建構技術需點兩下才能換圖,前後不一的規則,容易造成使用者困擾、卡關。為解決因軟體平台限制所產生的問題,設計與 R&D 調整換圖功能流程,尋得最大共通值。Steven 強調,保持介面一致,降低使用者的學習成本,「我們相信 UI 設計必須遵循最高原則,就是達到行為統一。」

不僅訪談使用者,設計團隊直接化身為第一線使用者

為了貼近第一線使用者的經驗,團隊設計了「一日小編」workshop,將X-Sign系列軟體的使用流程拆解成不同的任務,並設計出各種情境與場域,將每個任務以及背景場域做成卡牌讓設計師們隨機抽取。

藉由類似桌遊的形式,參與X-Sign製作的設計師們親身體驗使用者在操作時會遇到的各種狀況與挑戰,藉此更貼近使用者的心態,也更能突破設計時的盲點。

從 0 到 1 到 100,更強大的團隊、更好用的 X-Sign

混血思維、視角多元的成員

設計團隊成員不僅來自設計相關科系,還有傳播、心理、社會學等多元專業,有了來自不同領域角度的思考與想法,讓 X-Sign 更能實現使用者體驗價值的最大化。

此外,公司內的 R&D 團隊各有專長,Sherry 說,「我們會詢問不同 R&D 團隊的想法,也許 A 團隊解決不了的事情,B 團隊可以很快達成。」除了在請益時擴充實戰經驗,設計團隊也有工程背景的同仁,可在跨部門溝通前後,提供跨領域的想法。「多元的背景是團隊很大的優勢」,Steven 讚許,如果「你懂得溝通對象的習慣語言,溝通就會更順暢。」

賦權參與,重視每一個聲音

有些 GUI 設計師,在設計繪圖時才能介入專案,但此時產品樣貌大致抵定,成為純粹落實視覺化的繪圖人員,但 X-Sign 設計團隊並非如此。「近年來,我們的 GUI 在很前期就加入討論」,GUI 設計師 Annie 說,這可讓 GUI 獲得更全面的概念。

高級設計師 Christina 也認同,後期參與的缺點,就是骨架長完你只能長肉,改變的幅度有限,「如果前期有參與,產品形式與操作邏輯可以有更靈活的表現。」

擴大規模,增加功能,總是想得比使用者多一點

目前,X-Sign 業務已拓展至多個國家。不過,當初定義的「中小型企業」並不適用於中國,軟體皆需要擴大規模,Manager 的功能與流程也因此調整,「因應大型公司特殊管理需求,架構與流程會客製化調整。」

X-Sign 是具有彈性的,未來會持續優化、調整功能。靈活的設計團隊將在後頭 standby,聆聽、回應來自各界的使用反饋。

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